Scan-Workflow

Wir sind Ihr Partner für die Digitalisierung von Papierdokumenten

Scan-Workflow bietet Ihnen:

Obwohl gerade Begriffe wie „Industrie 4.0“ und „Digitale Transformation“ in aller Munde sind, herrscht in vielen Köpfen noch immer die Vorstellung, Digitalisierung bedeutet nicht mehr, als nur ein Papierdokument zu scannen und es damit in ein digitales Bild umzuwandeln. Die folgenden Beispiele zeigen Anforderungen, wie sie heute im Geschäftsalltag üblich sind:

Beispiel 1: In einer Spedition sollen Lieferscheine gescannt und automatisch zum je-weiligen Kunden abgelegt werden. Die Kunden-Nr. und Vorgangs-Nr. sind im aufgedruckten Barcode hinterlegt. Der Scanner soll den Barcode auslesen und das Dokument im jeweiligen Ordner speichern. Beispiel 2: In einer Personalabteilung müssen unterschiedliche Dokumente (z. B. Bewerbung, Zeugnisse, Zertifikate) gescannt und im Ordner des Mit-arbeiters gespeichert werden. Dazu werden während des Scan-Vorgangs der Name des Mitarbeiters und der Dokumententyp abgefragt. Beispiel 3: In einem Immobilienbüro werden für einem Hausverkauf verschiedene Unterlagen benötigt. Der Scanner soll diese Unterlagen nacheinander ab-fragen und einscannen. Anschließend wird automatisch eine Liste der noch fehlenden Unterlagen erstellt und per Email dem Hausverkäufer zugeschickt.

Bei allen Beispielen wird deutlich mehr benötigt, als das bloße Scannen von Papierdokumenten. Die Digitalisierungs-Lösung Complete wurde für solche Anforderungen entwickelt. Sie ermöglicht die Abbildung kompletter Arbeitsvorgänge als Workflows, die im Scanner ausgeführt werden.

Informationen aus den vorhandenen Systemen können am Scanner in Form von Auswahllisten angezeigt werden (z. B. die Kunden aus Ihrer Auftragsverwaltung). Daten müssen nicht mehrfach eingegeben und gehalten werden. Die Qualität der Daten erhöht sich, da sie eindeutig sind. Der Anwender wird durch den gesamten Erfassungs- Vorgang geführt, Fehler werden dadurch vermieden.

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Nur Scannen ist heute nicht mehr ausreichend

In der Regel sind in Unternehmen bereits verschiedene Software-Lösungen wie z. B. Datenbanken, Branchen- oder Archivsoftware) im Einsatz. Eine Anbindung der Erfassungs-Lösung an die bestehende Infrastruktur schafft unschlagbare Vorteile:

Eine tiefe Integration in die vorhandene Infrastruktur schafft unschlagbare Vorteile

Bei der Entwicklung von Complete und den STE-Modulen ist es eine Grundanforderung, dass die Software flexibel erweiterbar ist und Anbindungen an andere Systeme möglich sind. Beide Produktfamilien können um kundenspezifische Funktionen und Schnittstellen ergänzt werden. Speziell für Software-Hersteller bieten wir die Möglichkeit an, Schnittstellen zu entwickeln. Suchen Sie nach einer Digitalisierungs-Lösung für Ihre Produkte, dann nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

Die eingescannten Dokumente werden ohne Umweg über eine andere Software oder einem anderen Arbeitsplatz im Zielsystem abgelegt. Eingabefehler werden vermieden. Der Erfassungsvorgang ist wesentlich schneller. Die Daten sind in einem geschlossenen System und müssen nicht mittels USB-Stick oder Ordnerfreigabe auf einen anderen Arbeitsplatz übertragen werden. Das erhöht die Sicherheit.

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